Ik ben nooit echt een bel-type geweest en volgens mij heb ik zelfs een lichte vorm van bel-angst haha. Whats-app is voor mij dus een ideale uitvinding, hup even snel een berichtje naar je vrienden sturen.

Ook op het werk gaat de manier van communiceren steeds vaker digitaal. Vaak nog net niet via whats-app, maar wel veel via de mail.  Herkenbaar?

Deze ‘makkelijke’ manier van communiceren brengt juist ook weer vragen met zich mee. Want zakelijk mailen, hoe doe je dat?
Op die vraag krijg je antwoord in dit artikel, met 6 tips om succesvol te mailen volgens de Email Etiquette. 

1. High priority
Jij hebt vast ook zo een collega. Een collega die jou vraagt om een klusje te doen en dat klusje altijd haast of spoed heeft. En vaak ligt het dan klusje dan door jou netjes op tijd afgerond nog een week op zijn bureau voordat hij er uberhaupt naar kijkt. Ja dág! denk je de volgende keer.

En dat denkt de lezer van jouw mail dus ook als jij iedere mail verstuurd met de ‘high priority’ optie. Geef jouw mails dus alleen de classificatie ‘high priority’ mee aan de mails waarvoor hij bedoeld is.. en ja dat is alleen bij echt hoge prioriteit. Easy as that!

2. Gebruik de juiste toon
In mailtjes onderling naar collega’s kun je best in ‘spreektaal’ typen en smileys gebruiken. Een mail naar bijvoorbeeld een klant daarentegen is een ander verhaal. Met ieder mailtje, hoe klein ook, representeer jij het bedrijf waar je voor werkt. Zorg dus dat je mails geen (grote) spelfouten bevatten en gebruik een nette aanhef en afsluiting.

Ken je de persoon die je mailt nog niet? Begin de mail dan met Geachte of Beste.
Je kan beter te netjes mailen dan dat je eerste mail in de sfeer is van ‘Yo man, Whats up!?”

Ken je de persoon waarmee je mailt wel persoonlijk en is je communicatie in real life wat informeler, dan kun je die toon ook gaan hanteren in je mail. Het is dan juist raar als je in je mail perfect formeel en netjes blijft. Er is niets mis met een simpele “Hoi Ben” als aanhef.

Deze tip hangt natuurlijk ook wel af van het bedrijf waar je werkt. Sommige bedrijven zijn nu eenmaal formeler in hun communicatie naar buiten toe dan andere bedrijven. Waarschijnlijk voel je zelf al redelijk goed aan welke toon je bij wie het beste kunt hanteren..

3. Het gebruik van de CC
Wanneer je een mail verstuurd heb je ook een CC-optie. Hiermee kun je de mail naar mensen versturen, terwijl de mail niet direct voor hen bedoeld is. Je geeft hiermee aan dat de mail meer “ter info”  voor hen bedoeld is, om ze op de hoogte te houden. Deze optie kan handig zijn wanneer jouw leidinggevende bij belangrijke klanten wil weten wat er naar hen gemaild wordt.

Voor wanneer en wie je in de CC moet zetten zijn niet echt vaste regels. Eigenlijk kun je het niet snel fout doen, behalve bij mails waar je kritiek op iemand levert/mededeelt dat iets door die persoon niet goed is gedaan. Het is echt not done om in dat geval direct allerlei hoge bazen en leidinggevende in de CC te zetten. Mij is dit ook wel eens overkomen.  Een klant was niet tevreden met iets wat ik gedaan had en hij had dus wel zijn en mijn baas meteen in de CC zet, zonder dat ik überhaupt wist dat ik iets niet goed had gedaan. Geloof me, niet cool!

Naast de CC bestaat er ook nog de BCC, het verschil is dat hierbij de ontvanger niet kan zien of en wie je in de BCC hebt gezet. Deze optie is dus echt voor de sneaky roddelaars onder ons…

4. Stuur direct een korte reactie
Wanneer je een mail of vraag van een klant ontvangt, hoef je uiteraard niet al je werk te laten vallen om hiermee aan de slag te gaan. Dit verwacht de klant ook niet van je, want als het écht meteen moet, dan moeten ze je maar bellen vind ik.
Toch is het ook niet netjes om pas dagen later op de mail te reageren. Al stuur je maar dezelfde middag even een korte reactie met iets als “bedankt voor je mail, ik ga het voor je uitzoeken en kom er eind deze week bij je op terug”.

Hiermee is de klant weer even rustig, die weet nu namelijk ook waar die aan toe is. 

5. Ruis op de lijn
Er wordt gezegd dat 90% van onze communicatie non-verbaal gaat! Slechts 10% draait dus om de woorden. En laat via e-mail nou juist alleen die woorden zichtbaar zijn. De rest van de boodschap mist je lezer dus. Niet gek dus dat er nogal eens wat misverstanden ontstaan tijdens het mailen.

Merk je aan een reactie op jouw mail dat de lezer je boodschap of bedoelde toon waarschijnlijk verkeerd heeft opgevangen? Ga dan niet weer terug mailen. Grote kans namelijk dat deze boodschap ook weer verkeerd aan komt en voordat je het weet zit je in een hele discussie.

Dus, merk je uit de eerste reactie dat je mail verkeerd is overgekomen? Hup, pak die telefoon en licht je boodschap toe. Kost minder tijd en scheelt vooral een hóóp frustratie.

6. De ‘oh shit’ instelling
Oké dit gebeurde mij dus echt dagelijks. Je bent zo bezig met een nette mail typen, leest hem 3 keer over, drukt dan eindelijk op verzenden en dan…. ‘oh shit’… bijlage vergeten!

Dus daar gaat je nette mail, aangezien je er nu weer zo een lullig mailtje achteraan moet gaan sturen met “Excuus, nu met bijlage!” En speciaal daarvoor, bestaat er de “oh shit” instelling.

Dit is een handige optie, waarbij je in kan stellen dat je mail 3 minuten (of net hoelang jij wilt) in je postvak uit blijft hangen, voordat hij hem echt verzend. Zodra je op verzenden druk schiet het je namelijk 9 van de 10 keer zelf al te binnen wanneer je een fout in de mail hebt gemaakt of iets bent vergeten. Deze optie red je dan dus. Ik vind hem echt super handig!

Nou, dat waren  wat mij betreft de belangrijkste tips wel even op een rijtje!
Hopelijk kun je de tips goed gebruiken voor als je weer een mailtje moet versturen voor je werk of je studie.

Heb jij wel eens een zakelijke mail blunder gemaakt? 

Liefs, Ivon